Regulamin

Regulamin Wystawców Kustomhead & Wrocław Tattoo Show 2024

1. Postanowienia ogólne.
1.1 Przepisy niniejszego regulaminu dotyczą wszystkich Uczestników Targów organizowanych przez firmę Loud Production Sp. z o.o. i stanowią integralną część Karty Zgłoszenia Udziału – Umowy.

2. Warunki udziału

2.1. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania i stosowania do wymogów niniejszego Regulaminu. Wzięcie udziału w Targach jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu przez cały okres trwania Targów.
2.2. Podstawą udziału w Targach jest prawidłowo wypełniony formularz KARTA ZGŁOSZENIA stanowiący umowę najmu powierzchni ekspozycyjnej (Umowa) z wymienieniem wielkości zamówionej powierzchni, wpłacenie zaliczki w wysokości 50% należności oraz uregulowanie całości należności wynikającej z Umowy i załączników do niej do 31 stycznia 2024r.
2.3. Wypełnione formularze wraz dowodami wpłat, należy odesłać do Biura Targów Loud Production na adres mailowy kustom@loudprod.pl
2.4. Termin przyjmowania zgłoszeń i zamówień upływa 31 stycznia 2024 r. Po tym terminie zgłoszenia i zamówienia będą ewentualnie przyjmowane po uprzednim uzgodnieniu z Organizatorem.
2.5. Organizator zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku niespełnienia przez Wystawcę warunków określonych w punkcie 3 niniejszego Regulaminu. W takim wypadku zasady rozliczenia następują na zasadach określonych w Umowie.

3. Warunki i terminy płatności
3.1. Opłatę za najem powierzchni wystawienniczej oraz świadczenia dodatkowe podane w KARCIE ZGŁOSZENIA należy wpłacić na konta Loud Production Sp. z o.o.
3.2. Wpłata zaliczki w wysokości 50% całości należności musi nastąpić w ciągu 7 dni od daty zgłoszenia (KARTA ZGŁOSZENIA).
3.3. Pełną kwotę należności wynikającej z zawartej Umowy (karta zgłoszenia) wraz z podatkiem VAT do dnia 31 stycznia 2024 r. (zgodnie z warunkami płatności zawartymi w karcie zgłoszenia-umowy).
3.4. Dla zabezpieczenia należności za wynajem oraz świadczenia dodatkowe Organizatorowi przysługuje ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych Wystawcy wniesionych na teren Targów. Podpisując Umowę Wystawca oświadcza, że wniesione przez niego na teren Targów stanowią jego własność i jako takie mogą być przedmiotem zastawu.
3.5. Faktury wystawiane są przez Organizatora w ciągu 7 dni od wpłynięcia na rachunek bankowy wpłaty należności. W razie potrzeby wystawiane będą faktury pro-forma.

4. Podatek VAT

4.1. Usługi oferowane przez Organizatora podlegają podatkowi VAT 23%. Wszystkie podane w formularzach ceny są cenami netto.

5. Zmiany, rezygnacja z uczestnictwa.

5.1. Wszelkie zmiany dotyczące uczestnictwa w Wydarzeniu oraz rezygnacje należy składać w formie pisemnej (mailowo) w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy tj. wysłania wypełnionego formularza zgłoszeniowego. Po tej dacie rezygnacja z uczestnictwa powoduje, że cała należność z tytułu wynajmu powierzchni wraz z wyposażeniem staje się karą umowną, należną Organizatorowi z tytułu rezygnacji z uczestnictwa z udziału w Wydarzeniu. Brak wzięcia udziału w wydarzeniu z innych przyczyn, pomimo braku formalnej rezygnacji również uprawnia Organizatora do naliczenia kary umownej równej wartości opłaty za wynajem powierzchni z wyposażeniem.

6. Identyfikatory

6.1.W cenie wykupionej powierzchni zabudowanej lub niezabudowanej Wystawcy przysługują bezpłatne identyfikatory w ilościach ustalonych przez Organizatora.
6.2. Wystawca może zamówić u Organizatora odpłatne identyfikatory w cenie: 40 zł/szt.

7. Obowiązki Organizatora

7.1. Organizator zobowiązuje się:
Zarezerwować stoisko w wymiarze zamówionym przez Wystawcę (minimalna powierzchnia wynosi 4m2).
Ustawić stoiska zgodnie z zamówieniem i możliwościami Organizatora.
Zapewnić jednolitą oprawę plastyczną Imprezy.
Przekazać stoisko Wystawcy w dniu poprzedzającym rozpoczęcie Targów od godz. 18:00.
Zapewnić ład i porządek podczas Imprezy.

8. Obowiązki Wystawcy

8.1. Obowiązkowe jest zamieszczenie przez Wystawcę wpisu podstawowego do Katalogu Targów.
8.2.Należy uzgodnić z Organizatorem rozwiązanie funkcjonalne stoiska, jego wyposażenie i oprawę plastyczną.
8.3.Zmiana koncepcji zabudowy stoiska, dokonana przez Wystawcę, wymaga pisemnego zgłoszenia z wyprzedzeniem co najmniej jednego tygodnia od terminu otwarcia Targów.
8.4. Wystawca jest zobowiązany do przebywania na stoisku w godzinach otwarcia Targów dla Zwiedzających.
8.5. Po zakończeniu Targów należy zdać stoisko.
8.6. Wystawca nie może promować na Targach towarów, których użytkowanie jest prawnie zakazane oraz promować siebie lub stoiska w sposób przyjęty powszechnie za wulgarny, naruszający godność ludzką, w sposób odwołujący się do ustawowo zakazanych symboli, szkalujących mniejszości etniczne, religijne, seksualne, promujące przemoc, niedozwolone zachowania, niedozwolone substancje itp. W przypadku niedostosowania się do wymogów, Organizator zastrzega sobie prawo usunięcia Wystawcy z terenów targowych bez zwrotu poniesionych kosztów samego uczestnictwa w Targach oraz innych kosztów poniesionych przez Wystawcę oraz utraconych korzyści.
8.7. Zabrania się bez zgody Organizatora umieszczania materiałów reklamowych poza stoiskiem oraz rozpowszechniania materiałów reklamowych firm, które nie są uczestnikami Targów.
8.8. Podnajem stoiska przez Wystawcę innej osobie lub firmie może nastąpić tylko za pisemną zgodą Organizatora.

9. Stoisko

9.1. Zamówiona powierzchnia wystawiennicza przeznaczona jest wyłącznie dla Wystawcy.
9.2. Przyjęcie zamówienia na stoisko o określonych wymiarach jest warunkowane kolejnością zgłoszeń, dostępnością miejsca i ogólną koncepcją wystawy.
9.3. Lokalizacja stoiska wynika z ustaleń dokonanych między Wystawcą a Organizatorem oraz projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej i warunków technicznych terenu Targów.
9.4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska /powierzchni zamówionej przez Wystawcę.
9.5. Organizator dołoży wszelkich starań, aby odpowiednio wcześnie poinformować Wystawcę o dokonanych zmianach.
9.6. Na życzenie Wystawcy Organizator prześle plan rozmieszczenia stoisk.
9.7. W wypadku budowy stoiska z własnych materiałów, Wystawca musi posiadać niezbędne atesty przeciwpożarowe i okazać je Organizatorowi przed rozpoczęciem budowy stoiska. Brak wykonania tego obowiązku uprawnia do nakazania usunięcia stoiska na koszt i ryzyko Wystawcy. W takim wypadku Wystawcy nie służy zwrot jakichkolwiek należności wynikających zarówno z Umowy, jak i innych poniesionych przez niego w związku z Targami.
9.8. Naprawa uszkodzeń lub zmiana wystroju stoiska może być dokonana po zamknięciu imprezy i za zgodą Organizatora.
9.9. Ściany zewnętrzne stoiska pozostają w gestii Organizatora.
9.10. Organizator zastrzega sobie prawo umieszczania na terenie stoiska elementów ogólnej informacji i infrastruktury.
9.11. Zabrania się umieszczania na ścianach stoiska eksponatów lub materiałów reklamowych za pomocą techniki, która spowoduje trwałe uszkodzenie ścian (np. przewiercanie ściany, wbijanie gwoździ). W przypadku stwierdzenia takiego uszkodzenia, Organizator obciąży Wystawcę dodatkowymi kosztami.
9.12. W wypadku zniszczenia lub zagubienia elementów wyposażenia stoiska, Wystawca zapłaci Organizatorowi dwukrotną wartość tego elementu, a w wypadku spowodowania innych szkód Organizator może dochodzić odszkodowania do wysokości szkody.

10. Transport

10.1. Transport, przeładunek i rozpakowanie, zmontowanie i zdemontowanie, zapakowanie i załadowanie eksponatów oraz innych materiałów na Imprezę jest wykonywane przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko.

11. Ubezpieczenie i ochrona

11.1. Wystawca ubezpiecza eksponaty i mienie na terenie stoisk na swój koszt i ryzyko.
11.2. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób i uszkodzenia eksponatów przed, po i w czasie trwania imprezy. Usilnie zaleca się Wystawcy zawarcie stosownego dla niego ubezpieczenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie wniesione na teren Targów i nie zapewnia w tym zakresie ochrony ani ubezpieczenia.
11.3. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
11.4. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody.
11.5. Organizator zapewnia ochronę terenów wystawowych w godzinach: 30 minut po zakończeniu Targów do 30 minut przed rozpoczęciem Targów. Firma ochroniarska nie nadzoruje stoisk w godzinach otwarcia Targów i czasie ich urządzania oraz demontażu przez Wystawców.

12. Elektryczność i ochrona przeciwpożarowa

12.1. Prace elektryczno-instalacyjne wykonywane są wyłącznie przez służby Organizatora.
12.2. Na terenie Targów obowiązuje zakaz:

– palenia tytoniu i używania otwartego ognia poza wyznaczonymi miejscami,
– eksponowania urządzeń elektrycznych w odległości mniejszej niż 60 cm od materiałów
łatwopalnych i 30 cm od materiałów trudnopalnych oraz urządzeń odizolowanych od palnego
podłoża,
– korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej,
pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń przystosowanych do
ciągłej eksploatacji,
– wnoszenia na tereny ekspozycyjne substancji chemicznych, pożarowo niebezpiecznych substancji zakazanych w obrocie, alkoholu, broni i niebezpiecznych narzędzi
zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania przejść i wyjść ewakuacyjnych, używania sprzętu pożarniczego do innych celów.

13. Przepisy porządkowe

13.1. Eksponaty nie mogą być umieszczone w ciągach komunikacyjnych przylegających do stoiska, a pokazy nie mogą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego przemieszczania się Wystawców i publiczności.
13.2. Wystawca jest zobowiązany do dostarczenia eksponatów i materiałów reklamowych na teren Targów nie później niż do godziny 18.00 w przeddzień rozpoczęcia Targów.
13.3. Likwidacja ekspozycji nie może nastąpić przed zamknięciem Targów dla zwiedzających, w dniu ich zakończenia, ale nie później niż do godziny 24.

14. Reklamacje i roszczenia

14.1. Reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane pisemnie Organizatorowi:
– reklamacje dotyczące stanu technicznego i lokalizacji w momencie odbioru stoiska,
– pozostałe reklamacje w terminie 7 dni od zakończenia imprezy.
14.2. Po upływie ustalonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane.
14.3. Ustne porozumienie między uczestnikami imprezy a przedstawicielem Organizatora
oraz wszelkie decyzje i oświadczenia wymagają niezwłocznego pisemnego potwierdzenia.
14.4. Podpisanie Umowy i akceptacja Regulaminu zastępuje wszystkie ustne
wcześniejsze ustalenia Wystawcy i Organizatora, jeżeli były poczynione

15. Postanowienia i uwagi końcowe

Karta zgłoszenia traktowana jest jako umowa zawarta pomiędzy Organizatorem
Targów Wystawcą.
15.2 W sprawach nieuregulowanych w Umowie i Regulaminie będę znajdowały
zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego.
Organizator ma prawo przesunąć termin Targów lub je odwołać w całości lub w części w przypadku zaistnienia okoliczności, które są od niego niezależne- bez ponoszenia konsekwencji finansowych. W szczególności okolicznościami na jakie nie ma wpływu Organizator są wprowadzane przepisy ustaw i rozporządzeń, akty prawa miejscowego uniemożliwiające lub znacznie utrudniające organizowanie lub przeprowadzenie Targów, sankcje związane z pandemią, decyzje służb lub straży, alarmy i inne przypadki zgłoszone Organizatorowi lub odpowiednim służbom zagrożenia zmuszające do ewakuacji. W takich wypadkach, gdy Targi będą odwołane lub przerwane, Wystawcy nie będą traktować tego jako odpowiedzialność Organizatora i nie będą domagać się od niego zarówno poniesionych kosztów związanych bezpośrednio lub pośrednio z udziałem w Targach ale też utraconych zysków. Wszelka tego typu odpowiedzialność Organizatora jest wyłączona.